O e-mail é um recurso de comunicação muito utilizado em ambientes formais. Como muitas vezes o destinatário é um colega de trabalho ou um professor, nem sempre essa comunicação pode ocorrer por meio de mensagens informais.

Um e-mail bem escrito demonstra o interesse de quem escreve em ser corretamente interpretado. Pensando nisso, listamos dez dicas para ajudar você a escrever um e-mail formal, claro e eficiente.

1. ESCOLHA UM ENDEREÇO DE E-MAIL ADEQUADO

Antes de começar a escrever o e-mail, é preciso escolher o endereço de e-mail adequado. A dica aqui é: evite endereços de e-mails que podem parecer infantis e pouco profissionais. As empresas costumam adotar o nome e o sobrenome dos funcionários, e essa é certamente uma opção adequada. Por isso evite endereços de e-mail como batman123@ e opte por estruturas como juliano.silva@.

2. SEJA SIMPÁTICO E CORDIAL

Inicie o texto com uma saudação simpática e cordial. Se o e-mail for menos formal, inicie com o uso de expressões como “bom dia” e “tudo bem?”. Contudo, se o e-mail pedir mais formalidade, recorra ao uso de expressões como “Prezado(a)”, “Caro(a)” ou “Estimado(a)”.

Um erro comum nessas primeiras linhas do texto é esquecer o uso da vírgula nos vocativos: o correto é “Bom dia, Maria!” e “Olá, João Vitor!”.

3. SEJA CLARO E BREVE

Quando for escrever um e-mail, seja claro e breve. Textos demasiadamente longos podem ser confusos ou podem não ser lidos. Escreva frases curtas, seja objetivo e, se necessário, faça listas com as ações e medidas que devem ser tomadas logo após a leitura do e-mail.

4. EVITE GÍRIAS, ABREVIAÇÕES E TEXTOS EM CAIXA ALTA

Gírias, abreviações e emoticons deixam o e-mail informal e atrapalham na clareza e compreensão do texto, por isso evite usá-los em e-mails formais.

Evite também o uso de palavras em letras maiúsculas, pois pode ser mal interpretado. Caso necessite destacar alguma palavra ou frase no texto, uso o recurso negrito. Mesmo assim, use-o com moderação.

5. CUIDADO COM ERROS ORTOGRÁFICOS E DE DIGITAÇÃO

Lembre-se sempre de ativar o corretor ortográfico! Caso o seu webmail não disponibilize esse recurso, use um editor de textos para redigir o e-mail e só depois copie e cole o conteúdo. Caso a dúvida persista, consulte um dicionário e certifique-se que as palavras e as sentenças estão escritas corretamente.

Outro problema comum e que deve ser evitado nos e-mails são os erros de digitação. Muita atenção ao digitar o seu texto para não inverter letras ou sinais de pontuação.

6. USE A PONTUAÇÃO DE MANEIRA CORRETA

Além do uso correto da vírgula e do ponto final, atente-se para o uso adequado dos pontos de interrogação e exclamação. As perguntas sempre são concluídas com o ponto de interrogação, da mesma maneira que o uso de mais de um ponto de exclamação deve ser evitado em e-mails formais.

Observe que numa frase como “responda esse e-mail o mais breve possível!!!”, além do excesso de pontos de exclamação, um simples ponto final seria uma opção mais adequada.

7. ATENÇÃO AO ANEXAR ARQUIVOS!

Nomeie os arquivos anexados para facilitar a identificação do documento pelo receptor da mensagem. Prefira arquivos em formato PDF e use documentos em outro formatos somente quando solicitado pelo destinatário.

Deixe claro no corpo do e-mail de que há arquivos anexados. Para isso, lembre-se que a palavra “anexo” deve concordar em gênero e em número com o substantivo, ou seja, o correto é sempre “segue anexo o arquivo” ou “segue anexa a documentação”.

Confira essa e outras dicas sobre concordância nominal clicando aqui.

8. CAPRICHE NA DESPEDIDA

Assim como na saudação inicial, também é muito importante caprichar na despedida. Finalize o texto com expressões como “atenciosamente”, “cordialmente” e “sigo à disposição”, evitando abreviações como “att”.

Finalize escrevendo o seu nome completo e, conforme a necessidade, informe algum telefone de contato.

9. CERTIFIQUE-SE QUE O TEXTO ESTÁ BEM ESCRITO

Releia o texto assim que terminar de escrevê-lo. Certifique que todas as palavras estão corretas e, se for necessário, leia o texto em voz alta para confirmar se ele está claro e objetivo. Assim você garante um texto bem escrito!

10. ASSUNTO E DESTINATÁRIO(S) SÃO AS ÚLTIMAS COISAS QUE VOCÊ DEVE ESCREVER

Preencha os campos assunto e destinatário somente depois de terminar de escrever o e-mail. Para o assunto, escolha poucas palavras que descrevam exatamente o conteúdo do e-mail, e então preencha, por último, o(s) destinatário(s). Assim você evita enviar um e-mail incompleto ou que ainda necessite de revisão.


Gostou dessas dicas? Compartilhe com os amigos! Aproveita e se inscreva no canal Português com Carla Holz para acompanhar as nossas aulas de Língua Portuguesa.

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s