O e-mail é um recurso de comunicação muito utilizado em ambientes formais. Como muitas vezes o destinatário é um colega de trabalho ou um professor, nem sempre essa comunicação pode ocorrer por meio de mensagens informais.
Um e-mail bem escrito demonstra o interesse de quem escreve em ser corretamente interpretado. Pensando nisso, listamos dez dicas para ajudar você a escrever um e-mail formal, claro e eficiente.
1. ESCOLHA UM ENDEREÇO DE E-MAIL ADEQUADO
Antes de começar a escrever o e-mail, é preciso escolher o endereço de e-mail adequado. A dica aqui é: evite endereços de e-mails que podem parecer infantis e pouco profissionais. As empresas costumam adotar o nome e o sobrenome dos funcionários, e essa é certamente uma opção adequada. Por isso evite endereços de e-mail como batman123@ e opte por estruturas como juliano.silva@.
2. SEJA SIMPÁTICO E CORDIAL
Inicie o texto com uma saudação simpática e cordial. Se o e-mail for menos formal, inicie com o uso de expressões como “bom dia” e “tudo bem?”. Contudo, se o e-mail pedir mais formalidade, recorra ao uso de expressões como “Prezado(a)”, “Caro(a)” ou “Estimado(a)”.
Um erro comum nessas primeiras linhas do texto é esquecer o uso da vírgula nos vocativos: o correto é “Bom dia, Maria!” e “Olá, João Vitor!”.
3. SEJA CLARO E BREVE
Quando for escrever um e-mail, seja claro e breve. Textos demasiadamente longos podem ser confusos ou podem não ser lidos. Escreva frases curtas, seja objetivo e, se necessário, faça listas com as ações e medidas que devem ser tomadas logo após a leitura do e-mail.
4. EVITE GÍRIAS, ABREVIAÇÕES E TEXTOS EM CAIXA ALTA
Gírias, abreviações e emoticons deixam o e-mail informal e atrapalham na clareza e compreensão do texto, por isso evite usá-los em e-mails formais.
Evite também o uso de palavras em letras maiúsculas, pois podem ser mal interpretadas. Caso necessite destacar alguma palavra ou frase no texto, uso o recurso negrito. Mesmo assim, use-o com moderação.
5. CUIDADO COM ERROS ORTOGRÁFICOS E DE DIGITAÇÃO
Lembre-se sempre de ativar o corretor ortográfico! Caso o seu webmail não disponibilize esse recurso, use um editor de textos para redigir o e-mail e só depois copie e cole o conteúdo. Caso a dúvida persista, consulte um dicionário e certifique-se que as palavras e as sentenças estão escritas corretamente.
Outro problema comum e que deve ser evitado nos e-mails são os erros de digitação. Muita atenção ao digitar o seu texto para não inverter letras ou sinais de pontuação.
6. USE A PONTUAÇÃO DE MANEIRA CORRETA
Além do uso correto da vírgula e do ponto final, atente-se para o uso adequado dos pontos de interrogação e exclamação. As perguntas sempre são concluídas com o ponto de interrogação, da mesma maneira que o uso de mais de um ponto de exclamação deve ser evitado em e-mails formais.
Observe que numa frase como “responda esse e-mail o mais breve possível!!!”, além do excesso de pontos de exclamação, um simples ponto final seria uma opção mais adequada.
7. ATENÇÃO AO ANEXAR ARQUIVOS!
Nomeie os arquivos anexados para facilitar a identificação do documento pelo receptor da mensagem. Prefira arquivos em formato PDF e use documentos em outro formatos somente quando solicitado pelo destinatário.
Deixe claro no corpo do e-mail de que há arquivos anexados. Para isso, lembre-se que a palavra “anexo” deve concordar em gênero e em número com o substantivo, ou seja, o correto é sempre “segue anexo o arquivo” ou “segue anexa a documentação”.
Confira essa e outras dicas sobre concordância nominal clicando aqui.
8. CAPRICHE NA DESPEDIDA
Assim como na saudação inicial, também é muito importante caprichar na despedida. Finalize o texto com expressões como “atenciosamente”, “cordialmente” e “sigo à disposição”, evitando abreviações como “att”.
Finalize escrevendo o seu nome completo e, conforme a necessidade, informe algum telefone de contato.
9. CERTIFIQUE-SE QUE O TEXTO ESTÁ BEM ESCRITO
Releia o texto assim que terminar de escrevê-lo. Certifique que todas as palavras estão corretas e, se for necessário, leia o texto em voz alta para confirmar se ele está claro e objetivo. Assim você garante um texto bem escrito!
10. ASSUNTO E DESTINATÁRIO(S) SÃO AS ÚLTIMAS COISAS QUE VOCÊ DEVE ESCREVER
Preencha os campos assunto e destinatário somente depois de terminar de escrever o e-mail. Para o assunto, escolha poucas palavras que descrevam exatamente o conteúdo do e-mail, e então preencha, por último, o(s) destinatário(s). Assim você evita de enviar um e-mail incompleto ou que ainda necessite de revisão.
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PROFESSORA CARLA HOLZ 